RGPD et professionnels du bien-être : êtes-vous concerné ?

Vous êtes naturopathe, sophrologue, réflexologue, coach ou professionnel de l'accompagnement ?

Au quotidien, vous recueillez probablement des informations sur vos clients : leurs coordonnées, leurs habitudes de vie, les raisons de leur venue ou encore des notes prises pendant vos rendez-vous.

Mais ces informations sont-elles considérées comme des données personnelles ? Et devez-vous respecter le RGPD même si vous exercez seul, en micro-entreprise ?

La réponse est oui : dès lors que vous traitez des données personnelles dans le cadre de votre activité, le RGPD peut vous concerner.

Encore faut-il comprendre ce que cela signifie concrètement pour votre métier.

Dans cet article, nous allons voir qui est concerné par le RGPD, quelles informations entrent dans son champ d'application et pourquoi certaines données recueillies dans les métiers du bien-être nécessitent une attention particulière.

1. Le RGPD, qu'est-ce que c'est ?

Le RGPD, ou Règlement Général sur la Protection des Données, est une réglementation européenne applicable depuis le 25 mai 2018.

Son objectif est de protéger les informations personnelles des individus et d'encadrer la manière dont les professionnels les utilisent.

Contrairement à une idée reçue, le RGPD ne concerne pas uniquement les grandes entreprises, les plateformes numériques ou les professionnels de santé.
Il s'applique aussi aux petites structures et aux professionnels indépendants lorsqu'ils réalisent des traitements de données personnelles entrant dans son champ d'application.

Et dans les métiers du bien-être, ces situations sont particulièrement fréquentes.

Prenons un exemple simple :

Vous êtes sophrologue et une cliente prend rendez-vous avec vous.
Vous enregistrez son nom, son numéro de téléphone et son adresse e-mail pour organiser sa séance.
Vous venez déjà de réaliser un traitement de données personnelles.

Il n'est donc pas nécessaire de recueillir des informations médicales pour être concerné par le RGPD.

2. Quels professionnels du bien-être sont concernés par le RGPD ?

Tous les professionnels du bien-être et de l'accompagnement peuvent être concernés, dès lors qu'ils collectent, enregistrent, consultent ou utilisent des données personnelles dans le cadre de leur activité.

Cela concerne notamment les naturopathes, sophrologues, réflexologues, praticiens en massage bien-être, coachs, ostéopathes et psychologues.

Le métier exercé n'est pas le seul critère déterminant.
C'est surtout la nature des informations recueillies et la manière dont elles sont utilisées qui comptent.

Le naturopathe

Lors d'un rendez-vous, un naturopathe peut recueillir des informations sur les habitudes alimentaires, le sommeil, le niveau de stress ou les antécédents de son client.
Certaines de ces informations peuvent constituer des données de santé au sens du RGPD.

Le naturopathe est donc concerné non seulement par la protection des coordonnées de ses clients, mais également par celle des informations plus sensibles recueillies dans le cadre de ses accompagnements.

Le sophrologue

Un sophrologue peut conserver les coordonnées de ses clients, les objectifs des séances ou des notes sur leur évolution.
Selon leur contenu, ces notes peuvent révéler des informations relatives à la santé physique ou mentale.

Même si l'accompagnement ne constitue pas un acte médical, les informations collectées peuvent nécessiter des précautions particulières.

Le réflexologue

Un réflexologue peut recueillir des informations sur les attentes de son client, ses habitudes de vie ou d'éventuelles problématiques physiques.
Dès lors que ces informations sont associées à une personne identifiable, elles constituent des données personnelles.

Et lorsqu'elles révèlent son état de santé, elles peuvent également être considérées comme des données sensibles.

Le praticien en massage bien-être

Un praticien en massage bien-être peut penser être moins concerné par le RGPD, notamment lorsqu'il ne réalise pas de questionnaire détaillé.

Pourtant, la simple gestion d'un fichier clients ou d'un agenda nominatif suffit généralement à faire entrer son activité dans le champ du règlement.
Et s'il demande à ses clients de signaler certaines contre-indications ou problématiques de santé, il peut également traiter des données sensibles.

Le coach professionnel ou personnel

Un coach peut conserver des informations sur les objectifs, les difficultés, les projets ou les situations personnelles de ses clients.
Ces données sont personnelles dès lors qu'elles permettent d'identifier les personnes concernées.

Certaines peuvent aussi appartenir à des catégories particulières de données, selon ce qu'elles révèlent.

Les ostéopathes et psychologues

Ces professionnels sont également concernés par le RGPD.
Leurs dossiers peuvent contenir des informations particulièrement sensibles, notamment des données relatives à la santé physique ou mentale.

Ils doivent donc tenir compte des règles de protection des données, ainsi que des obligations spécifiques éventuellement applicables à leur profession.

Ce qu'il faut retenir : ce n'est pas votre titre professionnel qui détermine à lui seul l'application du RGPD, mais les données que vous traitez dans votre activité.

Jupi'Terre accompagne les professionnels du bien-être dans l'organisation de leur cabinet, avec des fonctionnalités adaptées à différents métiers : naturopathes, sophrologues, réflexologues, coachs, ostéopathes et psychologues ou que vous exerciez un autre métier du bien-être et de l'accompagnement.

3. Qu'est-ce qu'une donnée personnelle dans un cabinet de bien-être ?

Une donnée personnelle est une information qui permet d'identifier directement ou indirectement une personne physique.

Dans votre cabinet, il peut s'agir de données très courantes :

• Le nom et le prénom d'un client.

• Son adresse e-mail ou son numéro de téléphone.

• Sa date de naissance.

• Son adresse postale.

• Son historique de rendez-vous.

• Des notes associées à son dossier.

Une donnée personnelle n'est donc pas nécessairement une information confidentielle ou médicale.

Par exemple, une adresse email professionnelle nominative est une donnée personnelle.

De même, un numéro de dossier peut être une donnée personnelle s'il permet de retrouver l'identité du client.

Et si vous utilisez seulement un agenda ?

Imaginez que vous soyez réflexologue et que votre agenda contienne : « Mme Martin – Séance de réflexologie – Mardi 14 h ».

Cette information permet d'identifier une cliente et de connaître une prestation qu'elle a réservée.
Elle entre donc dans la catégorie des données personnelles.

Vous n'avez pas besoin de tenir un dossier détaillé pour être concerné.

Et si vos clients remplissent un questionnaire ?

Les questionnaires sont fréquents dans les métiers de l'accompagnement, ils permettent de mieux comprendre les attentes, les habitudes ou la situation des clients.

Mais leurs réponses peuvent contenir des informations personnelles, parfois sensibles.

C'est pourquoi il est important de distinguer les données courantes des données nécessitant une protection renforcée.

4. Quelle différence entre données personnelles et données sensibles ?

Toutes les données personnelles sont protégées par le RGPD mais certaines bénéficient d'une protection particulière en raison de leur nature.

On parle notamment de catégories particulières de données personnelles, souvent appelées « données sensibles ».

Elles comprennent, entre autres, les données concernant la santé, les convictions religieuses, les opinions politiques ou la vie sexuelle.

Dans les métiers du bien-être, les données de santé constituent un sujet particulièrement important.

Qu'est-ce qu'une donnée de santé ?

Une donnée de santé est une information personnelle relative à la santé physique ou mentale d'une personne, qui révèle des informations sur son état de santé.

Il peut s'agir, par exemple :

• D'une maladie ou d'un antécédent médical.

• D'un traitement médicamenteux.

• D'un handicap.

• D'un symptôme.

• D'une information révélant l'état de santé physique ou mentale.

Mais la distinction n'est pas toujours aussi évidente.

Une information apparemment banale peut devenir une donnée de santé selon son contenu, son contexte et l'utilisation qui en est faite.

Quelques exemples concrets

Attention : le fait de ne pas exercer une profession médicale ne signifie pas que vous ne collectez pas de données de santé.

Un naturopathe ou un sophrologue peut tout à fait recueillir de telles informations.

De la même manière, appeler un document « bilan bien-être » plutôt que « dossier médical » ne change pas automatiquement la nature des données qu'il contient.

5. Le RGPD concerne-t-il aussi les micro-entrepreneurs ?

Oui. Le statut de micro-entrepreneur ne dispense pas du respect du RGPD.

Cette réglementation ne dépend pas du chiffre d'affaires, du nombre de clients ou de la forme juridique de votre entreprise.

Vous pouvez recevoir seulement quelques clients par semaine et être concerné.
De la même manière, travailler seul depuis votre domicile ne vous exclut pas du champ d'application du règlement.

Et si vous débutez votre activité ?

Vous êtes également concerné dès lors que vous commencez à traiter des données personnelles dans un cadre professionnel.

Par exemple, si vous créez un fichier pour enregistrer les coordonnées de vos premiers clients, vous réalisez déjà un traitement de données.

Il est donc préférable de réfléchir à la protection de ces informations dès le lancement de votre cabinet.

Et si vous travaillez dans un cabinet partagé ?

Partager un local avec d'autres praticiens ne signifie pas nécessairement que vous partagez la responsabilité de tous les dossiers clients.

Chaque professionnel peut être responsable des traitements qu'il réalise pour sa propre activité.

En revanche, lorsque plusieurs professionnels déterminent ensemble pourquoi et comment certaines données sont utilisées, une responsabilité conjointe peut exister.
Tout dépend de l'organisation réelle du cabinet.

6. Le RGPD s'applique-t-il aux dossiers papier ?

Oui, dans certaines conditions.

Le RGPD ne concerne pas uniquement les données stockées sur un ordinateur ou dans un logiciel.

Il s'applique également aux traitements non automatisés de données personnelles lorsqu'elles figurent, ou sont destinées à figurer, dans un fichier structuré.

Exemple : vous conservez des fiches clients classées par ordre alphabétique dans une armoire.

Ces dossiers permettent de retrouver facilement les informations associées à chaque personne.
Ils entrent donc dans le champ d'application du RGPD.

À l'inverse, toutes les notes manuscrites isolées ne constituent pas automatiquement un fichier structuré au sens du règlement.

Ce qui compte, c'est notamment la manière dont les informations sont organisées et utilisées.

Et les fichiers Excel ou les agendas numériques ?

Ils sont également concernés lorsqu'ils contiennent des données personnelles.

Que vous utilisiez un tableur, un agenda numérique, un logiciel spécialisé ou un dossier papier structuré, les principes de protection des données restent applicables.

La différence se situe surtout dans les moyens à mettre en place pour protéger les informations.

Pour approfondir ce sujet, consultez notre article consacré aux bonnes pratiques de collecte et de stockage des données dans le bien-être.

7. Comment savoir si vous êtes concerné par le RGPD ?

Pour faire un premier point, posez-vous simplement ces quelques questions :

• Est-ce que je conserve les coordonnées de mes clients ?

• Est-ce que j'utilise un agenda nominatif ?

• Est-ce que je recueille des questionnaires ou des informations personnelles ?

• Est-ce que je conserve des notes de suivi ?

• Est-ce que j'envoie des factures ou des documents nominatifs ?

• Est-ce que je conserve des informations relatives à la santé de mes clients ?

Si vous avez répondu oui à au moins une de ces questions, votre activité implique très probablement des traitements de données personnelles soumis au RGPD.

Il faut ensuite identifier précisément les informations que vous recueillez et leur nature.
Vous pourrez ainsi déterminer les règles applicables à votre situation.

Être concerné par le RGPD ne signifie pas que toutes les obligations sont identiques

Un praticien qui conserve uniquement les coordonnées de ses clients ne traite pas nécessairement les mêmes catégories de données qu'un professionnel qui recueille des questionnaires détaillés sur leur santé.

Les principes du RGPD s'appliquent dans les deux situations, mais les précautions nécessaires peuvent différer.

L'objectif est donc de comprendre vos propres traitements, plutôt que d'appliquer sans distinction les pratiques d'un autre professionnel.

8. Vous êtes concerné par le RGPD : quelle est la prochaine étape ?

Maintenant que vous savez si le RGPD s'applique à votre activité, la question suivante est naturellement :

Comment respecter cette réglementation dans votre cabinet ?

Il ne s'agit pas seulement de choisir un logiciel ou d'ajouter une case à cocher sur un questionnaire.

La conformité dépend notamment des informations que vous collectez, des raisons pour lesquelles vous les utilisez et de la manière dont vous les protégez.

Nous avons consacré un article pratique à cette étape : RGPD et professionnels du bien-être : comment être en conformité simplement ?

Vous y retrouverez les principales démarches à envisager pour organiser la protection des données dans votre activité.

Et pour comprendre pourquoi cette protection est essentielle dans la relation avec vos clients, découvrez également notre article sur les enjeux de la protection des données pour les praticiens du bien-être.

Conclusion : le RGPD concerne aussi les professionnels du bien-être

Le RGPD ne s'adresse pas uniquement aux grandes entreprises ou aux professionnels de santé.

Naturopathes, sophrologues, réflexologues, coachs et autres professionnels de l'accompagnement sont également concernés lorsqu'ils traitent des données personnelles.

Et cela peut commencer avec des gestes très simples : enregistrer un rendez-vous, conserver une adresse e-mail ou remplir une fiche client.

L'essentiel est de comprendre que toutes les informations ne présentent pas les mêmes enjeux.

Certaines données permettent simplement d'organiser votre activité.
D'autres, notamment lorsqu'elles révèlent l'état de santé d'une personne, nécessitent une attention renforcée.

Comprendre quelles données vous collectez est donc la première étape pour exercer votre activité de manière plus professionnelle et sereine.

Cette démarche s'inscrit pleinement dans le pilier R – Respecter ses obligations de la Méthode Jupi'TERRE™.

FAQ : le RGPD dans les métiers du bien-être

Les informations présentées dans cet article sont fournies à titre informatif et ne remplacent pas un conseil juridique adapté à votre situation. Les obligations réglementaires étant susceptibles d'évoluer, nous vous invitons à vérifier les règles en vigueur et, en cas de doute, à consulter un professionnel compétent.