RGPD pour les professionnels : comment être en conformité simplement ?

RGPD, registre des traitements, consentement, sécurité des données, hébergement…

Lorsque l'on exerce en cabinet, ces termes peuvent rapidement donner l'impression qu'il faut devenir expert en protection des données pour être en règle.

Pourtant, respecter le RGPD ne consiste pas à multiplier les documents administratifs. Il s'agit avant tout de savoir quelles informations vous collectez, pourquoi vous les utilisez, combien de temps vous les conservez et comment vous les protégez.

Et lorsque vous accompagnez des clients ou patients qui vous confient des informations sur leur santé ou leur vie personnelle, cette vigilance prend une importance particulière.

La bonne nouvelle ? Vous pouvez avancer progressivement, avec des démarches concrètes et une organisation adaptée à votre activité.

Voici les principales obligations à connaître et les bonnes pratiques à mettre en place pour mieux respecter le RGPD dans votre cabinet.

Vous êtes concerné par le RGPD : par où commencer ?

Que vous soyez naturopathe, sophrologue, réflexologue, coach, ostéopathe, psychologue ou autre professionnel de l'accompagnement, vous pouvez être amené à traiter des données personnelles dans le cadre de votre activité.

Cela peut concerner vos fichiers clients, vos rendez-vous, vos questionnaires, vos notes de séance ou encore vos factures.

Certaines informations peuvent également révéler l'état de santé physique ou mentale d'une personne.
Elles bénéficient alors d'une protection renforcée.

Mais être concerné par le RGPD ne signifie pas qu'il faut devenir spécialiste de la réglementation.
L'essentiel est de comprendre vos responsabilités et d'intégrer les bonnes pratiques dans votre fonctionnement quotidien.

Vous vous demandez encore si le RGPD s'applique à votre profession ou quelles informations sont considérées comme personnelles ou sensibles ?
👉 Découvrez d'abord notre article : RGPD et professionnels du bien-être : êtes-vous concerné ?

Si vous savez déjà que votre activité est concernée, passons maintenant à la pratique.

Les 8 principales obligations RGPD à respecter dans votre cabinet

La conformité RGPD ne se résume pas à faire signer un document à vos clients ou patients.
Elle repose sur plusieurs principes qui doivent se retrouver dans votre manière de collecter, d'utiliser et de conserver les informations au quotidien.

1. Ne collectez que les informations dont vous avez réellement besoin

C'est l'un des principes essentiels du RGPD : la minimisation des données.

Avant d'ajouter une question à votre questionnaire, demandez-vous : « Ai-je réellement besoin de cette information pour accompagner cette personne ou gérer mon activité ? »
Si la réponse est non, mieux vaut ne pas la demander.

Par exemple, un naturopathe, un psychologue, un ostéopathe et un coach n'ont pas nécessairement besoin de recueillir les mêmes informations.
Votre questionnaire doit donc être adapté à votre profession, à votre pratique et à l'objectif de votre accompagnement.

L'idée n'est pas de collecter un maximum d'informations « au cas où », mais uniquement celles qui sont pertinentes et nécessaires.

Le bon réflexe : relisez régulièrement vos questionnaires et supprimez les questions qui ne sont plus utiles.

2. Sachez pourquoi vous utilisez chaque donnée

Chaque information personnelle que vous collectez doit répondre à un objectif précis.

En langage RGPD, on parle de finalité du traitement.

Dans votre cabinet, vous pouvez notamment utiliser des données pour :

• gérer les rendez-vous ;

• assurer le suivi de vos clients ou patients ;

• établir vos factures ;

• gérer les paiements ;

• répondre aux demandes reçues depuis votre site ;

• envoyer des communications, lorsque les conditions applicables sont respectées ;

• satisfaire certaines obligations légales.

Une même personne peut donc être concernée par plusieurs traitements différents.

Par exemple, son adresse e-mail peut servir à confirmer un rendez-vous et, si les conditions légales sont réunies, à lui envoyer une newsletter.

Ces deux utilisations ne répondent pas au même objectif et ne reposent pas nécessairement sur la même base juridique.

Le bon réflexe : pour chaque information recueillie, soyez capable d'expliquer à quoi elle sert.

3. Identifiez la base légale correspondant à chaque traitement

On entend parfois qu'il suffit de demander le consentement de ses clients pour respecter le RGPD.

En réalité, le consentement n'est pas systématiquement nécessaire pour toutes les données personnelles.

Le RGPD prévoit plusieurs bases légales, parmi lesquelles :

• le consentement ;

• l'exécution d'un contrat ;

• le respect d'une obligation légale ;

• l'intérêt légitime, lorsque ses conditions sont réunies ;

• d'autres fondements prévus par la réglementation.

Par exemple, certaines informations nécessaires à la gestion d'un rendez-vous ou à l'exécution d'une prestation peuvent relever de l'exécution du contrat.
Les informations conservées pour satisfaire des obligations comptables peuvent relever d'une obligation légale.

En revanche, les données de santé nécessitent une vigilance supplémentaire.
Elles appartiennent aux catégories particulières de données dont le traitement est, en principe, interdit, sauf lorsqu'une exception prévue à l'article 9 du RGPD s'applique.
Le consentement explicite peut constituer l'une de ces exceptions, mais il ne suffit pas de demander une signature pour rendre automatiquement licite n'importe quelle collecte.

Il faut notamment vérifier que les données sont nécessaires, que le consentement est valable lorsqu'il est utilisé et que le traitement dispose également d'une base légale appropriée.

Le bon réflexe : identifiez la finalité et la base légale de chaque traitement. Si vous recueillez des données de santé, vérifiez aussi quelle exception permet leur traitement.

En cas de doute, faites valider votre démarche par un professionnel compétent.

4. Informez clairement vos clients ou patients

Les personnes dont vous collectez les données doivent comprendre ce que vous allez en faire.
Cette information doit être claire, accessible et adaptée à votre activité.

Elle doit notamment préciser :

• qui est responsable du traitement ;

• pourquoi les données sont collectées ;

• sur quelle base juridique elles sont utilisées ;

• combien de temps elles sont conservées ou selon quels critères cette durée est déterminée ;

• qui peut y accéder ou à qui elles peuvent être communiquées ;

• si elles font l'objet de transferts hors de l'Espace économique européen, lorsque cela s'applique ;

• quels sont les droits des personnes concernées ;

• comment elles peuvent exercer ces droits ;

• la possibilité d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Ces informations peuvent figurer dans une politique de confidentialité, une politique d'information, une notice d'information ou un document remis lors de la prise en charge.
L'essentiel est que vos clients ou patients puissent en prendre connaissance au moment où vous collectez leurs données.

Attention : informer une personne et recueillir son consentement sont deux démarches différentes.

Une politique d'information ne remplace pas un consentement lorsque celui-ci est nécessaire.

Le bon réflexe : vérifiez que votre document d'information correspond réellement aux données que vous collectez et aux outils que vous utilisez.

5. Tenez un registre de vos traitements

Le terme paraît très administratif, mais le principe est assez simple.

Le registre des activités de traitement permet de recenser les principales utilisations que vous faites des données personnelles dans votre cabinet.

Par exemple :

Pour chaque traitement, vous devez notamment documenter sa finalité, les catégories de données concernées, les destinataires éventuels, les durées de conservation et les mesures de sécurité mises en place.

Même lorsque vous travaillez seul, un registre est nécessaire, notamment si vos traitements sont réguliers ou portent sur des catégories particulières de données.
Il ne faut donc pas supposer qu'une petite structure est automatiquement dispensée de cette obligation.

Le registre est aussi un outil pratique : il vous aide à savoir quelles informations vous possédez et où elles se trouvent.

Le bon réflexe : mettez votre registre à jour lorsque vous ajoutez un nouvel outil, une nouvelle prestation ou un nouveau formulaire.

6. Ne conservez pas les données indéfiniment

« Je garde tout, au cas où. » : c'est justement l'une des habitudes que le RGPD cherche à éviter.

Les données personnelles doivent être conservées pendant une durée adaptée à leur utilisation, en tenant compte des obligations légales applicables.
Toutes les informations ne doivent donc pas nécessairement être conservées aussi longtemps.

Une facture, un dossier client, une demande reçue depuis un formulaire de contact et une inscription à une newsletter ne répondent pas aux mêmes finalités.

Vous devez définir des durées de conservation appropriées et prévoir ce qui se passe lorsqu'elles sont atteintes.

Selon les situations, cela peut conduire à :

• supprimer les informations devenues inutiles ;

• les archiver séparément lorsqu'une obligation ou une justification le permet ;

• les anonymiser de manière effective.

Le bon réflexe : définissez une règle de conservation pour chaque catégorie de données et prévoyez un contrôle régulier de vos dossiers.

7. Permettez aux personnes d'exercer leurs droits

Le RGPD accorde plusieurs droits aux personnes concernant leurs données personnelles.

Selon les circonstances, il peut notamment s'agir :

• du droit d'accès ;

• du droit de rectification ;

• du droit à l'effacement ;

• du droit à la limitation du traitement ;

• du droit d'opposition ;

• du droit à la portabilité.

Concrètement, un client ou patient peut vous demander quelles informations vous détenez sur lui ou solliciter la correction d'une donnée inexacte.

Vous devez être capable de recevoir sa demande, de l'examiner et d'y répondre.

En principe, vous disposez d'un mois pour répondre, avec certaines possibilités de prolongation prévues par le règlement.

Attention : ces droits ne sont pas tous absolus. Par exemple, une demande d'effacement ne vous oblige pas nécessairement à supprimer des documents que la loi vous impose de conserver, comme une facture.

Le bon réflexe : prévoyez une adresse de contact et une procédure simple pour retrouver les informations concernées et répondre dans les délais.

8. Protégez les données que vous conservez

Collecter uniquement les informations nécessaires ne suffit pas.
Vous devez également les protéger contre les accès non autorisés, les pertes, les destructions et les divulgations accidentelles.

Quelques bonnes pratiques sont essentielles :

• utilisez des mots de passe solides et personnels ;

• activez l'authentification multifacteur lorsqu'elle est disponible ;

• ne partagez jamais vos identifiants ;

• verrouillez vos appareils ;

• effectuez les mises à jour de sécurité ;

• limitez les accès aux seules personnes autorisées ;

• protégez les dossiers papier ;

• sécurisez les échanges de documents confidentiels ;

• prévoyez des sauvegardes adaptées ;

• choisissez des outils et prestataires offrant des garanties suffisantes.

Et si un ordinateur est perdu, qu'un compte est piraté ou qu'un document confidentiel est envoyé à la mauvaise personne ?
Vous devez être capable d'identifier l'incident, d'en évaluer les conséquences et de déterminer s'il constitue une violation de données personnelles.
Certaines violations doivent être notifiées à la CNIL, en principe dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, lorsqu'elles présentent un risque pour les droits et libertés des personnes.

Dans certaines situations, les personnes concernées doivent également être informées.

Le bon réflexe : prévoyez à l'avance ce que vous ferez en cas d'incident, même si vous exercez seul.

Où stocker les données de vos clients ou patients ?

C'est souvent ici que la conformité RGPD devient très concrète.

Un questionnaire dans un outil, vos notes dans un document, les coordonnées de vos clients dans votre téléphone, les rendez-vous dans un agenda et les factures ailleurs…
Plus vous multipliez les outils, plus vous multipliez les endroits où sont stockées des données personnelles.

Il devient alors plus difficile de répondre à quelques questions pourtant essentielles :

• Quelles informations est-ce que je conserve ?

• Où sont-elles stockées ?

• Qui peut y accéder ?

• Comment sont-elles protégées ?

• Combien de temps dois-je les conserver ?

Cette vigilance concerne également les services de prise de rendez-vous en ligne, les solutions de visioconférence et les outils de stockage de documents.
Avec Jupi'Terre, vous pouvez centraliser la gestion de votre cabinet, vous avez une solution de visioconférence incluse et conforme au RGPD et vous pouvez les compléter avec la prise de rendez-vous en ligne, afin d'éviter de disperser inutilement les données de vos clients ou patients entre de multiples outils.

L'objectif n'est pas nécessairement d'utiliser un seul outil pour tout faire, mais de limiter la dispersion inutile des informations et de choisir des solutions adaptées à leur sensibilité.

Il est également important de vérifier les garanties offertes par les prestataires auxquels vous confiez des données personnelles.

👉 Pour approfondir ce sujet, découvrez notre article : Comment collecter et stocker les données de vos clients en respectant le RGPD.

Pourquoi choisir un logiciel avec un hébergement certifié HDS ?

Lorsque vos clients ou patients vous confient des informations sur leur santé, leurs antécédents, leurs traitements ou leurs difficultés personnelles, ils vous accordent leur confiance.

Et cette confiance mérite d'être protégée.

C'est pourquoi le choix de votre logiciel de gestion ne devrait pas reposer uniquement sur ses fonctionnalités ou sa simplicité d'utilisation. La sécurité et les conditions d'hébergement des données sont également essentielles.

En France, la certification HDS (Hébergeur de Données de Santé) repose sur des exigences spécifiques en matière de sécurité, de confidentialité et de gestion des risques.

Choisir un logiciel dont les données sont hébergées dans un environnement certifié HDS, c'est bénéficier :

• D'un environnement d'hébergement sécurisé, soumis à des exigences adaptées à la sensibilité des données de santé.

• De garanties contrôlées, grâce à un processus de certification et à des audits réguliers.

• D'une meilleure maîtrise des risques, avec des mesures organisationnelles et techniques encadrant l'hébergement des informations.

• D'un gage de sérieux et de professionnalisme, pour exercer votre activité avec davantage de sérénité.

Même lorsque la certification HDS n'est pas légalement obligatoire pour votre activité, elle représente un véritable atout dans le choix de vos outils professionnels.

Chez Jupi'Terre, nous avons fait le choix d'héberger vos données en France, dans un environnement certifié HDS.

Un choix volontaire, qui reflète l'importance que nous accordons à la confidentialité des informations de vos clients et patients.

Parce que lorsque vous choisissez un logiciel pour votre cabinet, vous ne lui confiez pas seulement votre agenda : vous lui confiez aussi des informations précieuses sur les personnes que vous accompagnez.

Comment Jupi'Terre vous aide à simplifier la gestion du RGPD dans votre cabinet

Entre les questionnaires, les dossiers clients, les notes de séance, les documents et les obligations administratives, les informations peuvent rapidement se retrouver dispersées entre plusieurs outils.

Un fichier Excel pour les coordonnées, un carnet pour les notes, un agenda pour les rendez-vous, un dossier sur l'ordinateur pour les questionnaires…

Et plus les informations sont dispersées, plus leur gestion et leur protection deviennent compliquées.

C'est justement pour répondre à ces difficultés que nous avons développé Jupi'Terre : un logiciel de gestion pensé pour les professionnels du bien-être et de l'accompagnement, qui réunit les outils essentiels au fonctionnement de leur cabinet.

Un seul espace pour organiser votre activité et vos données

Avec Jupi'Terre, vous retrouvez dans un même environnement professionnel :

• Les dossiers clients et patients, pour centraliser les informations utiles à vos accompagnements.

• Les questionnaires personnalisables, adaptés à votre pratique.

• Les notes et historiques de séances, pour assurer la continuité du suivi.

• Les documents et conseils, pour retrouver facilement les ressources associées à chaque dossier.

• L'agenda et les rendez-vous, pour organiser vos consultations.

• La visioconférence, pour accompagner vos clients à distance.

• La facturation, pour simplifier votre gestion administrative.

• Le suivi de votre activité, pour garder une vision claire de votre cabinet.

Vous évitez ainsi de multiplier inutilement les outils et les fichiers, tout en retrouvant plus facilement les informations dont vous avez besoin.

Moins de dispersion, moins de recherches, plus de temps pour vos clients.

Des fonctionnalités pour vous accompagner dans vos obligations RGPD

Au-delà de l'organisation de votre cabinet, Jupi'Terre intègre également des fonctionnalités pour faciliter certaines démarches liées à la protection des données personnelles.

Vous pouvez notamment gérer les documents d'information et les consentements de vos clients ou patients lorsque ceux-ci sont nécessaires, tout en conservant les informations associées à leurs dossiers.

Vos données sont hébergées en France, dans un environnement certifié HDS, et Jupi'Terre met en œuvre des mesures destinées à protéger leur confidentialité et leur sécurité.

Bien entendu, votre conformité RGPD dépend aussi de vos propres pratiques : les informations que vous collectez, leur utilisation, leur durée de conservation et les droits de vos clients.

Mais avec un logiciel conçu pour votre métier, vous disposez d'un environnement professionnel qui facilite votre organisation et vous accompagne dans la gestion de ces obligations.

Découvrez concrètement comment Jupi'Terre peut vous simplifier le RGPD

Et si la gestion du RGPD devenait plus simple à intégrer dans votre quotidien ?

Dans cette vidéo, je vous présente les principales obligations à connaître et vous montre comment Jupi'Terre peut vous aider à les gérer plus sereinement, sans multiplier les démarches et les outils.

RGPD : comment mettre votre cabinet en conformité en 1h par an (sans stress)

Que vous soyez naturopathe, sophrologue, réflexologue, coach, ostéopathe ou psychologue, ou que vous exerciez un autre métier du bien-être et de l'accompagnement, Jupi'Terre s'adapte à votre pratique pour vous aider à construire un cabinet mieux organisé, professionnel et serein.

Et si vous découvriez tout ce que Jupi'Terre peut simplifier dans votre quotidien ?
👉 Découvrir le logiciel Jupi'Terre et ses fonctionnalités

Votre checklist RGPD en 10 points

Pour faire un premier état des lieux de votre cabinet, posez-vous simplement ces dix questions :

✓ Est-ce que je sais quelles données personnelles je collecte ?

✓ Ai-je réellement besoin de toutes ces informations ?

✓ Ai-je défini une finalité précise pour chaque utilisation de ces données ?

✓ Ai-je identifié la base juridique correspondant à mes différents traitements ?

✓ Mes clients ou patients sont-ils correctement informés de l'utilisation de leurs données ?

✓ Mon registre des traitements est-il créé et à jour ?

✓ Ai-je défini des durées de conservation ?

✓ Sais-je comment répondre à une demande concernant les droits d'une personne ?

✓ Les outils et prestataires que j'utilise offrent-ils des garanties suffisantes ?

✓ Mes pratiques quotidiennes permettent-elles réellement de protéger la confidentialité des informations ? Ai-je mis en place des mesures de sécurité adaptées et sais-je comment réagir en cas de violation de données ?

Si vous avez répondu « non » ou « je ne sais pas » à certaines questions, pas de panique.
Cette liste vous permet justement d'identifier les points à vérifier en priorité, plutôt que d'essayer de revoir toute votre organisation d'un seul coup.

Et le RGPD n'est qu'une partie des obligations à surveiller lorsque l'on exerce à son compte.

👉 Retrouvez également notre checklist des documents et obligations à vérifier dans votre cabinet.

Le RGPD fait partie d'un cabinet professionnel et bien organisé

Respecter le RGPD n'est pas seulement une contrainte administrative.

Lorsque vos dossiers sont organisés, que vous savez où se trouvent les informations, que vous ne conservez que ce qui vous est utile et que vos outils sont adaptés à votre activité, vous simplifiez aussi votre propre quotidien.

C'est justement l'un des principes de la Méthode Jupi'TERRE™ :

T – Trouver et fidéliser ses clients
E – Être organisé
R – Rentabiliser son activité
R – Respecter ses obligations
E – Équilibrer son quotidien

Le RGPD s'inscrit pleinement dans le quatrième pilier de la Méthode Jupi'TERRE™ : Respecter ses obligations.

Car un cabinet qui fonctionne bien, ce n'est pas seulement un agenda rempli. C'est aussi une activité organisée, des données protégées et des bases solides pour exercer avec davantage de sérénité.

Questions fréquentes sur le RGPD en cabinet

Cet article a pour objectif de vous aider à mieux comprendre les grands principes du RGPD dans le cadre d'une activité professionnelle. Il ne constitue pas un conseil juridique personnalisé. En cas de doute sur les obligations applicables à votre situation, rapprochez-vous d'un professionnel compétent.

Le mot de l'auteure