Lorsqu'on est praticien indépendant, partir en vacances n'est pas toujours synonyme de repos.
On se demande si les clients vont réussir à prendre rendez-vous à notre retour, si quelqu'un va nous écrire pendant les congés, si l'on a pensé à prévenir tout le monde, ou encore si l'on n'a rien oublié avant de fermer la porte du cabinet.
Beaucoup de praticiens continuent même à répondre à leurs e-mails ou à leurs SMS depuis leur transat. Ils consultent leur agenda "juste cinq minutes"… qui deviennent rapidement une demi-heure.
Pourtant, les vacances sont essentielles.
Elles permettent de récupérer physiquement, de prendre du recul et de revenir avec davantage d'énergie pour accompagner ses clients.
La bonne nouvelle, c'est qu'il suffit souvent d'un peu d'anticipation pour partir beaucoup plus sereinement.
Si vous avez parfois l'impression de courir après le temps toute l'année, je vous conseille également de lire notre article Comment optimiser l'organisation de son cabinet (sans se compliquer la vie) ? Vous y trouverez de nombreuses pistes pour construire un cabinet bien organisé au quotidien, et pas seulement avant les vacances.
Voici les différentes étapes que je conseille aux praticiens qui utilisent Jupi'Terre… mais aussi à tous ceux qui souhaitent enfin réussir à décrocher.
Pourquoi est-il si difficile de partir lorsque l'on est indépendant ?
Contrairement aux salariés, un praticien ne ferme jamais totalement son activité.
Même en vacances, il reste souvent :
- des demandes de rendez-vous ;
- des appels ;
- des e-mails ;
- des demandes administratives ;
- des clients qui souhaitent modifier leur consultation.
À cela s'ajoute parfois une petite culpabilité.
"Si je ferme pendant deux semaines, est-ce que je vais perdre des clients ?"
En réalité, les clients comprennent parfaitement que leur praticien prenne des vacances.
Au contraire, un praticien reposé inspire confiance parce que personne n'a envie d'être accompagné par un professionnel épuisé.
Le véritable problème n'est donc pas de partir mais plutôt de partir sans avoir préparé son absence.
Prévenir ses clients suffisamment tôt
La première erreur consiste à annoncer ses vacances quelques jours avant le départ.
À ce moment-là, certains clients cherchent déjà un créneau disponible et découvrent que vous êtes absent pendant deux semaines.
Résultat :
- frustration ;
- nombreux messages ;
- demandes d'urgence.
L'idéal est de prévenir plusieurs semaines à l'avance.
Vous pouvez par exemple :
- en parler en fin de rendez-vous ;
- envoyer un e-mail d'information ;
- publier un message sur vos réseaux sociaux ;
- afficher les dates directement dans votre cabinet.
Un simple message suffit.
Par exemple :
Le cabinet sera fermé du 5 au 20 août inclus.
Pensez à anticiper vos rendez-vous si vous souhaitez être accompagné avant mon départ.
Les clients apprécient cette transparence car ils peuvent ainsi s'organiser eux aussi.
Fermer son agenda en ligne
Si vous proposez la prise de rendez-vous en ligne, il est indispensable de fermer votre agenda.
Cela paraît évident… pourtant beaucoup oublient cette étape.
Conséquences :
- des rendez-vous sont pris pendant les congés ;
- certains créneaux restent visibles ;
- les clients pensent qu'il s'agit d'un oubli.
Avant votre départ, prenez quelques minutes pour vérifier :
- vos créneaux d'ouverture ;
- vos horaires ;
- vos jours de fermeture ;
- la disponibilité de vos différentes prestations.
Si vous utilisez Jupi'Terre avec Mon Pro du Bien-Être, quelques clics suffisent pour rendre votre agenda indisponible pendant votre absence.
Vos clients verront directement vos prochaines disponibilités après vos vacances, sans avoir besoin de vous contacter.
C'est simple… et cela évite énormément de messages.
Si vous ne proposez pas encore la prise de rendez-vous en ligne, c'est peut-être le bon moment d'y réfléchir. En plus de simplifier votre organisation tout au long de l'année, elle permet à vos clients de connaître immédiatement vos prochaines disponibilités, même lorsque vous êtes en congés.
Programmer un message d'absence
Le message d'absence est souvent sous-estimé.
Pourtant, il rassure immédiatement la personne qui cherche à vous joindre.
Que ce soit sur votre boîte mail ou votre messagerie vocale, prenez quelques minutes pour préparer un message clair.
Vous pouvez préciser :
- vos dates d'absence ;
- la date de votre retour ;
- le délai de réponse ;
- les situations d'urgence si nécessaire.
L'objectif n'est pas de rester disponible.
Au contraire, il s'agit simplement d'expliquer que vous répondrez à votre retour.
La plupart des personnes comprennent parfaitement.
Limiter les sollicitations pendant les congés
C'est probablement le point le plus difficile.
Aujourd'hui, nous avons notre cabinet… dans notre poche.
Le téléphone sonne / les notifications apparaissent / un e-mail arrive / puis un SMS / puis une réservation.
On finit par ouvrir son ordinateur "pour deux minutes" et les vacances disparaissent.
Essayez plutôt de définir une vraie règle avant votre départ.
Par exemple :
- désactiver les notifications professionnelles ;
- ne pas consulter les e-mails ;
- ne pas répondre aux SMS professionnels ;
- retirer les applications professionnelles de l'écran principal de votre téléphone.
Si vous avez correctement préparé votre absence, il n'y a généralement aucune urgence.
Vos clients patienteront quelques jours et vous reviendrez beaucoup plus disponible ensuite.
Préparer son retour avant même de partir
C'est un conseil auquel on pense rarement, pourtant, préparer son retour avant de partir fait gagner énormément de temps.
Avant de fermer votre cabinet, vous pouvez par exemple :
- vérifier votre planning des deux premières semaines ;
- laisser quelques créneaux libres pour les demandes urgentes ;
- préparer les dossiers de vos prochains accompagnements ;
- noter les tâches importantes dans une liste.
Ainsi, le jour de votre reprise, vous savez exactement par quoi commencer et vous évitez cette impression de montagne de travail qui attend derrière la porte.
Quelques minutes d'organisation avant le départ permettent souvent de gagner plusieurs heures au retour.
Les vacances sont souvent l'occasion de prendre du recul sur son activité. Si vous souhaitez profiter de cette période pour mieux organiser votre activité, je vous recommande également la lecture de notre article Comment fidéliser ses clients sans être commercial. Vous verrez qu'une organisation fluide participe aussi à offrir une meilleure expérience à vos clients.
Accepter de ne pas être disponible
Beaucoup de praticiens ont du mal à dire non car ils veulent toujours rendre service.
Répondre rapidement, être présents…
Mais il faut aussi penser à soi.
Prendre des vacances ne signifie pas abandonner ses clients.
Cela signifie simplement prendre soin de son propre équilibre.
Et c'est indispensable !
Un professionnel reposé :
- écoute mieux ;
- accompagne mieux ;
- prend de meilleures décisions ;
- retrouve davantage de motivation.
Les vacances font donc partie intégrante de votre activité.
Elles ne sont pas du temps perdu mais un investissement dans votre qualité d'accompagnement.
Une bonne organisation permet vraiment de décrocher
Lorsqu'on prépare correctement son départ, les vacances deviennent beaucoup plus sereines.
Vous savez que :
- vos clients ont été prévenus ;
- votre agenda est fermé ;
- votre messagerie informe de votre absence ;
- votre retour est déjà organisé.
Vous pouvez enfin profiter du moment présent.
C'est d'ailleurs toute la philosophie de Jupi'Terre. Notre objectif n'est pas simplement de vous faire gagner du temps, mais de vous aider à gérer votre cabinet de manière plus sereine, plus professionnelle et plus fluide au quotidien.
Parce qu'un cabinet bien organisé permet aussi de mieux profiter de sa vie personnelle.
Et finalement… c'est souvent pour cela que l'on choisit de devenir indépendant.
En résumé
Avant de partir en vacances, pensez à :
- prévenir vos clients plusieurs semaines à l'avance ;
- fermer votre agenda en ligne ;
- programmer un message d'absence ;
- désactiver les notifications professionnelles ;
- préparer les premiers jours de votre reprise.
Quelques actions simples suffisent souvent à transformer complètement vos vacances.
Vous pourrez alors vraiment vous reposer et revenir avec le plaisir de retrouver vos clients.
Vous souhaitez découvrir concrètement comment cela fonctionne avec notre solution ? Découvrez notre démo complète et voyez comment Jupi'Terre peut vous aider à préparer vos vacances, organiser votre activité et profiter pleinement de vos congés, l'esprit tranquille.
