Pourquoi votre organisation de septembre ne tient jamais plus de quelques semaines ?

Septembre a quelque chose de particulier, même lorsque l'on travaille à son compte et que l'on n'a plus vraiment de « rentrée », on ressent souvent cette envie de repartir sur de bonnes bases.

On achète parfois un nouvel agenda.
On remet de l'ordre dans son bureau.
On trie ses dossiers.
On décide de mieux anticiper ses semaines, de répondre aux messages au fur et à mesure, de ne plus laisser la comptabilité s'accumuler et, pourquoi pas, de réussir enfin à publier régulièrement sur les réseaux sociaux.

Pendant quelques jours, parfois quelques semaines, cela fonctionne.
Puis les rendez-vous reprennent.
Un client décale sa séance. Un autre envoie un message auquel il faut répondre rapidement. Une facture reste à faire. Un document doit être envoyé. Une semaine est plus chargée que prévu.

Et progressivement, la belle organisation de septembre commence à s'effriter.

L'agenda se remplit à nouveau de tâches reportées, les bonnes habitudes sautent une journée, puis deux, et l'on finit parfois par conclure : « Je ne suis vraiment pas organisée. ».

Pourtant, le problème n'est pas forcément là.
Si votre organisation ne tient jamais très longtemps, c'est peut-être simplement parce qu'elle a été pensée pour une semaine idéale… et non pour votre véritable quotidien.

Le piège de l'organisation parfaite

Quand on veut mieux s'organiser, notre premier réflexe est souvent d'ajouter des règles comme par exemple : 

Le lundi, je fais ma comptabilité.
Le mardi, je prépare mes publications.
Tous les soirs, je mets mes dossiers à jour.
Je réponds à mes messages à telle heure.
Je bloque deux heures chaque semaine pour développer mon activité.

Sur le papier, tout est parfaitement logique mais le problème, c'est qu'un cabinet ne fonctionne pas toujours comme un emploi du temps parfaitement prévisible.

Certaines semaines sont très chargées, d'autres beaucoup moins. Il y a les rendez-vous déplacés, les annulations, les demandes imprévues, les documents à préparer, les questions des clients, l'administratif…

Et il y a aussi votre vie personnelle.

Une organisation qui ne fonctionne que lorsque tout se déroule exactement comme prévu est une organisation fragile.

Au premier imprévu, tout se décale et comme il devient impossible de rattraper l'ensemble des tâches prévues, on finit par abandonner progressivement le système que l'on avait mis en place.

Ce n'est donc pas forcément votre capacité à vous organiser qu'il faut remettre en question.

C'est parfois votre système.

Vous essayez peut-être d'organiser vos journées avant d'organiser votre activité

C'est une erreur que j'ai souvent observée : on cherche à optimiser son agenda alors que beaucoup de choses restent encore dispersées autour.

Les rendez-vous sont à un endroit.
Les dossiers clients à un autre.
Les notes dans un carnet.
Les factures ailleurs.
Les documents dans différents dossiers sur l'ordinateur.
Les tâches importantes… dans la tête.

Dans ces conditions, même le meilleur planning du monde finit par devenir difficile à tenir.
Parce qu'avant même de commencer votre journée, vous devez déjà vous souvenir de ce qu'il faut faire, retrouver les informations et passer d'un outil à l'autre.

Une bonne organisation ne consiste pas seulement à mieux remplir son agenda. Elle doit surtout diminuer le nombre de choses auxquelles vous devez penser.

C'est d'ailleurs l'une des raisons pour lesquelles nous avons consacré un pilier entier de la Méthode Jupi'TERRE™ à l'organisation.

L'objectif n'est pas de transformer votre quotidien en emploi du temps militaire.

C'est exactement l'inverse : construire une activité suffisamment structurée pour ne pas avoir besoin de penser en permanence à son organisation.

Une organisation efficace doit survivre aux semaines compliquées

Il y a une question que j'aime beaucoup lorsque l'on met en place une nouvelle habitude : « Est-ce que je pourrai encore faire cela pendant une semaine chargée ? »

Si la réponse est non, il y a de fortes chances que cette habitude disparaisse rapidement.
Votre système ne devrait donc pas être construit autour de votre semaine idéale, mais autour de votre semaine réaliste.

Par exemple, mieux vaut prévoir un seul créneau administratif réellement tenable chaque semaine que trois créneaux que vous reporterez constamment.
Mieux vaut avoir un endroit unique où retrouver vos informations importantes que cinq outils parfaitement organisés qu'il faudra maintenir.
Mieux vaut choisir deux ou trois priorités pour la semaine que commencer chaque lundi avec quinze tâches « indispensables ».

Une organisation durable est rarement spectaculaire.
Elle est surtout simple, répétable et suffisamment souple pour absorber les imprévus.

Commencez par identifier ce qui vous prend réellement du temps

Avant de télécharger une nouvelle application ou d'acheter un nouvel agenda, observez votre quotidien pendant une semaine.

Qu'est-ce qui vous fait perdre du temps ?

Est-ce la préparation des rendez-vous ?
La recherche d'informations dans les dossiers ?
Les messages envoyés aux clients ?
La création des factures ?
La prise de rendez-vous ?
Le suivi après les séances ?
La comptabilité ?
La communication ?

Et surtout : quelles sont les petites tâches que vous répétez constamment ?
Ce sont souvent elles qui créent cette impression d'être toujours occupé sans avoir réellement avancé.

Quelques minutes pour retrouver un document.
Quelques minutes pour envoyer une confirmation.
Quelques minutes pour créer une facture.
Quelques minutes pour rechercher une ancienne note.

Prises séparément, ces tâches semblent insignifiantes.

Additionnées sur une semaine, puis un mois, elles peuvent représenter plusieurs heures.

Si vous avez justement envie de remettre votre organisation à plat à la rentrée, j'ai consacré un autre article à la manière de structurer son activité plus sereinement.

Centralisez avant de chercher à optimiser

C'est probablement l'un des changements qui peut avoir le plus d'impact : avant de chercher à gagner cinq minutes ici ou dix minutes là, commencez par réduire la dispersion.

Vos rendez-vous, vos dossiers clients, vos documents, votre facturation et le suivi de votre activité peuvent-ils être regroupés ?

Plus vos informations sont dispersées, plus votre cerveau doit jouer le rôle de lien entre elles.
Et c'est précisément ce que nous avons voulu éviter avec Jupi'Terre.

L'objectif du logiciel n'est pas simplement de « numériser » votre cabinet. Il est de réunir dans un même environnement ce dont vous avez besoin pour gérer votre activité : dossiers clients, rendez-vous, documents, facturation, suivi…

Ainsi, vous passez moins de temps à chercher et davantage de temps sur ce qui compte réellement.

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Centralisez la gestion de votre cabinet et simplifiez votre quotidien, de vos premiers rendez-vous au suivi de votre activité.

Créez des routines, pas des emplois du temps rigides

Une routine est différente d'un planning parfaitement chronométré.

Vous pouvez par exemple décider que :

• les factures et dépenses sont vérifiées une fois par semaine ;

• les dossiers sont mis à jour juste après chaque séance ;

• les rendez-vous de la semaine suivante sont vérifiés chaque vendredi ;

• vous consacrez régulièrement un créneau au développement de votre activité ;

• vous faites une fois par mois un point sur vos chiffres.

L'objectif n'est pas de multiplier les routines, au contraire.
Plus votre système comporte de règles, plus il demande d'énergie pour fonctionner.

Choisissez quelques habitudes qui ont réellement un impact sur votre activité et rendez-les aussi faciles que possible à maintenir.

Ne remplissez pas 100 % de votre temps disponible

C'est probablement l'une des erreurs les plus faciles à faire.

Si vous disposez de cinq heures et que vous programmez exactement cinq heures de tâches, le moindre imprévu met votre journée en retard.

Un rendez-vous dure quinze minutes de plus ? Tout se décale.
Un client vous appelle ? Tout se décale.
Un problème administratif apparaît ? Tout se décale.

Une organisation réaliste doit donc comporter du vide.
Ce temps n'est pas « perdu ».
C'est ce qui permet à votre organisation de respirer.

Et si aucun imprévu ne survient, tant mieux : vous pouvez utiliser cette marge pour avancer sur un sujet important… ou simplement terminer votre journée plus tôt.
Parce qu'une activité bien organisée n'a pas pour objectif de vous permettre d'en faire toujours davantage.

Elle doit aussi vous permettre de préserver votre équilibre.
C'est d'ailleurs un autre pilier essentiel de la Méthode Jupi'TERRE™.

Organiser son activité ne suffit pas : il faut aussi savoir où l'on va

Il y a enfin une limite aux méthodes d'organisation traditionnelles : elles vous aident à gérer vos tâches, mais rarement à piloter votre activité.

Vous pouvez avoir un agenda parfaitement tenu et ne pas savoir :

• si votre chiffre d'affaires progresse ;

• combien de nouveaux clients arrivent chaque mois ;

• si vos clients reviennent ;

• quelles prestations fonctionnent le mieux ;

• si votre agenda des prochaines semaines est suffisamment rempli ;

• où vous perdez du temps ou de l'argent.

Être organisé, ce n'est donc pas uniquement avoir un bureau rangé ou une liste de tâches à jour.
C'est aussi pouvoir prendre du recul.

Votre organisation doit vous aider à prendre de meilleures décisions, pas simplement à cocher davantage de cases.

Si vous avez parfois l'impression de beaucoup travailler sans savoir exactement ce qui contribue réellement au développement de votre cabinet, notre masterclass gratuite peut justement vous aider à prendre ce recul.

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La Méthode Jupi'TERRE™ : organiser un cabinet dans son ensemble

C'est finalement tout l'objectif de la Méthode Jupi'TERRE™, parce qu'une activité sereine ne repose pas uniquement sur une bonne organisation.

Elle repose sur cinq piliers qui fonctionnent ensemble :

Trouver et fidéliser ses clients
pour construire une activité qui ne dépend pas uniquement du bouche-à-oreille ou des périodes de forte demande.

Être organisé
pour simplifier son quotidien, centraliser ses informations et réduire sa charge mentale.

Rentabiliser son activité
pour connaître ses chiffres, fixer ses tarifs et s'assurer que son travail permet réellement de vivre de son activité.

Respecter ses obligations
pour exercer dans un cadre professionnel et ne pas découvrir une obligation importante au dernier moment.

Équilibrer son quotidien
pour construire une activité qui trouve sa place dans votre vie, et non une activité qui finit par prendre toute la place.

Ces cinq dimensions sont liées.

Une mauvaise organisation peut vous faire perdre du temps.
Ce manque de temps peut vous empêcher de développer votre activité.
Une activité insuffisamment rentable peut vous pousser à travailler davantage.
Et progressivement, votre équilibre personnel peut lui aussi être affecté.

C'est pourquoi je crois beaucoup moins aujourd'hui aux petites astuces d'organisation prises séparément qu'à une vision globale de son activité.

Cette rentrée, n'essayez peut-être pas de « mieux tout faire »

Essayez plutôt de faire plus simple.

Vous n'avez probablement pas besoin d'un nouvel outil pour chaque problème.
Vous n'avez pas besoin de planifier chaque minute de vos journées.
Et vous n'avez certainement pas besoin de réussir à tout faire parfaitement dès septembre.

Commencez par vous demander : Qu'est-ce qui, aujourd'hui, complique inutilement mon quotidien ?

Puis choisissez une chose.

Une seule.

Centraliser vos dossiers.
Automatiser vos rendez-vous.
Mettre en place une routine administrative.
Faire enfin le point sur vos chiffres.
Bloquer un vrai temps de repos.
Supprimer une tâche qui ne vous apporte plus rien.

Puis observez ce que cela change.

Parce que la meilleure organisation n'est pas celle qui paraît parfaite le 1er septembre.
C'est celle que vous utilisez encore au mois de novembre.

Pour aller plus loin

Si vous souhaitez construire une activité plus organisée sans passer votre temps à essayer de nouvelles méthodes, vous pouvez poursuivre avec ces ressources :

• Comment structurer son activité sereinement → pour prendre du recul sur l'ensemble de votre fonctionnement.

• Préparer son cabinet pour la rentrée → pour repartir sur de bonnes bases après l'été.

• Les documents et obligations à vérifier avant la rentrée → pour faire également le point sur la partie administrative et réglementaire.

• Pourquoi vos clients ne reviennent plus… et comment les fidéliser ? → parce qu'une bonne organisation contribue aussi à une expérience client plus fluide.

Et si vous souhaitez voir concrètement comment Jupi'Terre peut vous aider à centraliser et simplifier la gestion de votre cabinet :
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FAQ – Comment mieux organiser son cabinet ?